Política de Privacidad

1.Quién es el responsable

Surgeix opera la plataforma de agendamiento Cuppo, que usan barberías, salones y negocios similares (los «Negocios») para gestionar sus agendas, reservas, cobros y comunicaciones con sus clientes.

Según el tipo de dato, el responsable es distinto:

• Datos de los clientes finales de un Negocio (quienes reservan una cita): el responsable es el Negocio, que decide para qué los usa. Surgeix actúa como encargado: los trata siguiendo las instrucciones del Negocio para prestarle el servicio, y para los fines de la sección Finalidad que este acepta en los Términos.
• Datos de los Negocios, de su equipo y de quienes visitan el sitio de Cuppo: el responsable es Surgeix.

Para cualquier asunto relacionado con tus datos personales o con esta política, escríbenos al correo de la sección Contacto.

2.Alcance de esta política

Esta política aplica a los datos personales que tratamos a través de Cuppo: su panel de administración, la página de reservas de cada Negocio, las notificaciones por correo y por WhatsApp (a través de la API de WhatsApp Business de Meta), el asistente de WhatsApp con inteligencia artificial y el sitio web de Cuppo.

Distinguimos tres tipos de personas: (i) los Negocios que contratan Cuppo y las personas de su equipo que usan el panel, (ii) los clientes finales de esos Negocios, y (iii) los visitantes del sitio de Cuppo.

3.Datos que recolectamos

De los clientes finales del Negocio

• Nombre, para identificar la reserva.
• Número de teléfono y, si lo das, correo electrónico, para confirmaciones, recordatorios y avisos de la cita.
• Información de la cita: servicio, profesional, fecha, hora, sede, estado, y el canal por el que reservaste (página del Negocio, WhatsApp o directamente con el Negocio).
• Lo que el Negocio registra de tu visita: cobros, abonos, productos, programa de fidelización y la reseña que decidas dejar.
• Si escribes al WhatsApp de un Negocio que usa el asistente, el texto de la conversación (ver la sección WhatsApp y asistente de IA).

De los Negocios y su equipo

• Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico y teléfono de cada persona con acceso.
• Datos del negocio necesarios para operar la plataforma (sedes, servicios, equipo, horarios, precios) y el historial de pagos de la membresía de Cuppo.
• Datos de uso del panel: qué secciones usa cada persona del equipo, cuánto tiempo y en qué días, y la fecha de su último acceso. No registramos lo que se escribe ni el contenido de las pantallas.
• Información de soporte y seguimiento: las conversaciones y acuerdos que el equipo de Cuppo tiene con el Negocio, y quién de nuestro equipo lo atiende.

De quienes visitan el sitio de Cuppo

• Datos de navegación recogidos por cookies de analítica (ver Cookies y analítica del sitio) y lo que escribas si nos pides una demostración: nombre, correo, teléfono y negocio.
• De las páginas de reservas de los Negocios solo contamos cuántas visitas reciben por día, sin identificar a nadie.

No solicitamos datos sensibles. Tampoco almacenamos números de tarjeta: los pagos en línea los procesa directamente un proveedor de pagos externo.

4.WhatsApp y asistente de IA

Cuppo se integra con la API de WhatsApp Business de Meta para enviar a los clientes finales confirmaciones, recordatorios y avisos relacionados con sus citas. Son notificaciones de servicio, solicitadas al agendar. No usamos WhatsApp para enviar publicidad no solicitada.

Si el Negocio activa el asistente de WhatsApp, los mensajes que le escribas a su número los procesa un sistema de inteligencia artificial que responde tus preguntas sobre el Negocio (servicios, precios, horarios) y puede agendar, cambiar o cancelar tus citas con lo que le indiques. Siempre puedes pedir que te atienda una persona del Negocio. Los mensajes de esas conversaciones se guardan por el plazo de la sección Conservación y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

El procesamiento de mensajes a través de WhatsApp se realiza conforme a las Políticas de WhatsApp Business y a los términos de la Plataforma de Meta. Meta actúa como proveedor de la infraestructura de mensajería.

5.Finalidad del tratamiento

Usamos los datos personales para estas finalidades:

• Gestionar las agendas, reservas, citas, cobros y clientes de los Negocios que usan Cuppo.
• Enviar notificaciones de servicio a los clientes: confirmaciones, recordatorios, reprogramaciones, cancelaciones y solicitudes de reseña.
• Atender por WhatsApp, con el asistente de IA, a los clientes de los Negocios que lo activen.
• Operar, mantener, proteger y dar soporte a la plataforma, detectar errores y fraudes, y cumplir obligaciones legales.
• Analizar el uso de la plataforma para mejorarla y para acompañar a cada Negocio: por ejemplo, detectar funciones que no usa, dificultades para recibir reservas o riesgo de que deje el servicio, y contactarlo para ayudarle.
• Elaborar estadísticas agregadas y anónimas sobre el uso de Cuppo (por ejemplo, cuántas reservas llegan por la página o por WhatsApp), que podemos usar para mostrar los resultados del servicio sin identificar a ningún Negocio ni a ninguna persona.
• Gestionar la relación comercial con los Negocios: su membresía, sus pagos y las comunicaciones sobre el servicio.

No usamos los datos para finalidades distintas a las descritas sin informarlo antes y, cuando la ley lo exija, pedir una nueva autorización.

6.Base legal y autorización

Tratamos los datos personales con base en la autorización que otorga el titular al agendar, al escribir al WhatsApp de un Negocio o al crear su cuenta, y en la ejecución del servicio contratado por el Negocio. El tratamiento se rige por la legislación de protección de datos aplicable, incluida, para titulares en Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias (Habeas Data).

7.Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales ni los compartimos con terceros con fines publicitarios. Solo compartimos información con:

• El Negocio al que el cliente le reservó, que es quien gestiona la relación con su cliente.
• Proveedores tecnológicos que nos ayudan a prestar el servicio y actúan bajo nuestras instrucciones, con obligaciones de seguridad y confidencialidad: mensajería (WhatsApp, de Meta), inteligencia artificial para el asistente de WhatsApp, correo transaccional, alojamiento y almacenamiento en la nube, procesamiento de pagos, registro de errores y analítica del sitio web.
• Autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exijan.

La información de uso del panel y de seguimiento de cada Negocio es interna de Cuppo: no se comparte con otros Negocios ni con terceros. Solo publicamos cifras agregadas que no permiten identificar a nadie, y para mostrar el caso de un Negocio con su nombre le pedimos su autorización expresa.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos). Al usar Cuppo autorizas esa transferencia, que hacemos solo con proveedores que ofrecen medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas.

8.Cookies y analítica del sitio

El sitio de Cuppo usa Google Analytics, que guarda cookies en tu navegador para medir de forma estadística cuántas personas lo visitan y qué páginas ven. No usamos esa información para identificarte ni para publicidad.

Las secciones con inicio de sesión (el panel de Cuppo y la cuenta de los clientes) usan cookies necesarias para iniciar sesión y mantenerla abierta. Puedes borrar o bloquear las cookies desde tu navegador; si bloqueas las necesarias, no podrás iniciar sesión.

9.Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso, alteración, divulgación o destrucción no autorizada: conexiones cifradas, contraseñas guardadas de forma irreversible, credenciales de las cuentas de pago cifradas y acceso por roles.

El acceso interno está restringido al personal de Cuppo que lo necesita para prestar el servicio, y cada vez que alguien de nuestro equipo entra a la cuenta de un Negocio para darle soporte, queda registrado.

10.Conservación de los datos

• Datos de la cuenta, del negocio y de sus clientes: mientras exista la relación de servicio con el Negocio, o hasta que se pida su supresión.
• Datos de uso del panel (secciones, tiempo y días por persona): 24 meses. Después solo quedan cifras agregadas.
• Mensajes de las conversaciones con el asistente de WhatsApp: 90 días.
• Información de soporte y seguimiento de un Negocio: mientras exista la relación de servicio.
• Registros de pagos y facturación: el tiempo que exija la ley.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, se eliminan o anonimizan de forma segura.

11.Tus derechos

Como titular de los datos, en cualquier momento puedes:

Para ejercerlos, escríbenos al correo de la sección Contacto. Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, como lo establece la Ley 1581 de 2012. Si eres cliente de un Negocio, también puedes dirigirte al Negocio, que es el responsable de tus datos. Para dejar de recibir recordatorios por WhatsApp, basta con responder al mensaje.

Si consideras que no atendimos tu solicitud como corresponde, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

12.Menores de edad

Cuppo está dirigida a Negocios y a sus clientes adultos. No recolectamos de forma consciente datos de menores de edad sin la autorización de quien ejerza la patria potestad. Si consideras que tenemos datos de un menor sin autorización, contáctanos para eliminarlos.

13.Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta misma página con su fecha de «Última actualización». Si el cambio es sustancial, como una finalidad nueva, lo avisaremos antes a los Negocios por correo o dentro de la plataforma y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva autorización.

14.Contacto

Si tienes preguntas sobre esta política o deseas ejercer tus derechos, escríbenos a: